Organisez vos contrats d’entretien au quotidien
GalaCAD garde ensemble le planning, les consignes et les comptes rendus : vous savez qui passe chez le client cette semaine et ce qui a été fait à la dernière visite. Au bureau, vous préparez les passages terminés pour la facturation.
- Planifier les visites récurrentes et les tournées
- Documenter le travail réalisé avec des photos
- Transmettre les passages en CSV ou XLSX pour facturation
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Capture d’une entreprise de démonstration fictive
Agrandir la captureInscrire l’entretien récurrent au planning
Vous créez une mission d’entretien récurrente. Ses passages s’intègrent au planning hebdomadaire et aux tournées. Sur le terrain, l’équipe retrouve le site où elle doit intervenir et les consignes du passage.
La récurrence conserve le rythme convenu. Les consignes et la check-list précisent le travail attendu à chaque visite. Un passage pour la pelouse peut ainsi comporter des tâches différentes de la taille de haie prévue plus tard au même endroit.
Documenter le travail au moment du passage
L’équipe pointe ses heures et documente la visite avec une check-list et des photos. Lorsqu’une tâche est impossible ou reste à faire, l’information est rattachée à l’intervention. En cas de question, le bureau ne doit plus se fier au seul rendez-vous prévu.
Sur iPhone, les données de terrain peuvent être conservées sans connexion, puis synchronisées. Avant de clôturer le mois, vérifiez que les retours sont arrivés. Une visite planifiée n’est pas encore une intervention terminée.
Contrôler les passages terminés du mois
Dans la vue de préparation à la facturation, le gérant et le bureau retrouvent les passages terminés qui n’ont pas encore été transmis. Ils sont regroupés par client et mission d’entretien. Vous sélectionnez les passages à prendre en compte avant la transmission.
La mission peut être valorisée par visite ou au forfait mensuel. Vous lui associez l’entrée adaptée de votre bibliothèque de prix. Une mission sans prix reste visible, mais ne peut pas être transmise. Pour le forfait mensuel, les visites réalisées restent documentées.
Transmettre les postes, puis établir la facture
La transmission enregistre les postes sélectionnés avec les prix en vigueur à cet instant. Vous les téléchargez en CSV ou XLSX. Une modification ultérieure du prix de la mission ne change pas les données de cette transmission déjà enregistrée.
Vous établissez ensuite la facture dans votre logiciel de facturation. Vérifiez comment il peut utiliser le fichier. GalaCAD indique quels passages ont été transmis ; l’émission de la facture, son envoi et son règlement se suivent dans la comptabilité. Inscrivez-vous pour suivre la préparation du lancement français.