Pflegeaufträge im Alltag organisieren
Wer diese Woche zum Kunden fährt und was beim letzten Besuch erledigt wurde, steht in GalaCAD beim Pflegeobjekt, zusammen mit Planung, Hinweisen und Einsatzberichten. Im Büro bereiten Sie die abgeschlossenen Einsätze für die Abrechnung vor.
- Wiederkehrende Besuche und Touren planen
- Erledigte Arbeiten mit Fotos dokumentieren
- Besuche zur Abrechnung als CSV oder XLSX übergeben
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Bildschirmfoto aus einem fiktiven Demo-Betrieb
Bildschirmfoto vergrößernWiederkehrende Pflege in die Woche einplanen
Sie legen die Pflege als wiederkehrenden Auftrag an. Die einzelnen Termine lassen sich in die Wochenplanung und in Touren einordnen. Vor Ort sieht die Kolonne, welches Pflegeobjekt sie anfährt und welche Hinweise zum Einsatz gehören.
Die Wiederholung hält den vereinbarten Rhythmus fest. Was tatsächlich an einem Termin gemacht werden soll, beschreiben Sie in den Einsatzhinweisen und der Checkliste. Ein Rasenpflegegang kann dadurch andere Aufgaben enthalten als der spätere Heckenschnitt am selben Objekt.
Die Ausführung beim Einsatz festhalten
Die Kolonne erfasst ihre Zeiten und dokumentiert den Besuch mit Checkliste und Fotos. Ist eine Arbeit nicht möglich oder bleibt etwas offen, gehört die Information zum Einsatz. Das Büro muss so bei einer Rückfrage nicht allein vom geplanten Termin ausgehen.
Auf dem iPhone lassen sich die Felddaten auch ohne Verbindung speichern und später abgleichen. Prüfen Sie vor dem Monatsabschluss, ob alle Rückmeldungen angekommen sind. Ein geplanter Besuch ist noch kein abgeschlossener Einsatz.
Abgeschlossene Termine für den Monat prüfen
In der Abrechnungsübersicht sehen Inhaber und Büro die abgeschlossenen, noch nicht übergebenen Pflegeeinsätze. Sie stehen nach Kunde und Pflegeauftrag zusammen. Vor der Übergabe wählen Sie aus, welche Termine berücksichtigt werden sollen.
Der Auftrag kann je Besuch oder als Monatspauschale bewertet werden. Dafür hinterlegen Sie den passenden Eintrag aus Ihrer Preisliste. Ein Auftrag ohne Preis bleibt sichtbar, lässt sich aber nicht übergeben. Bei der Monatspauschale bleiben die zugehörigen ausgeführten Besuche dokumentiert.
Positionen übergeben und anschließend fakturieren
Die Übergabe hält die ausgewählten Positionen mit den zu diesem Zeitpunkt geltenden Preisen fest. Sie laden sie als CSV oder XLSX herunter. Eine spätere Preisänderung am Pflegeauftrag verändert diese bereits gespeicherte Übergabe nicht.
Die Rechnung entsteht anschließend in Ihrem Rechnungsprogramm. Stimmen Sie dort ab, wie Sie die Datei verwenden können. GalaCAD zeigt, welche Einsätze übergeben wurden; ob die Rechnung erstellt, verschickt oder bezahlt wurde, führen Sie in der Buchhaltung. Den Pilotzugang fragen Sie über die Warteliste an.