Pflegeeinsätze zur Abrechnung vorbereiten

Ein geplanter Termin sagt noch nicht, dass die Leistung erbracht wurde. Beginnen Sie die Prüfung mit den Rückmeldungen vom Einsatz. Wurde der Besuch abgeschlossen? Sind einzelne Arbeiten offen geblieben oder wurde der Termin verschoben? Die Antwort gehört zum konkreten Besuch, damit ein späterer Leser nicht aus dem wiederkehrenden Rhythmus auf eine tatsächlich erbrachte Leistung schließen muss.

In GalaCAD dokumentiert die Kolonne den Einsatz mit Checkliste und Fotos. Die Übergabe zur Abrechnung berücksichtigt abgeschlossene Termine. Prüfen Sie vorab, ob Daten von den iPhones abgeglichen wurden und ob noch Rückfragen bestehen. Ein Foto kann den Zustand zeigen; es erklärt aber nicht immer, warum eine Arbeit nicht ausgeführt wurde. Ergänzende Hinweise zum Besuch bleiben deshalb wichtig.

Halten Sie fest, wie der Pflegeauftrag bewertet wird. Ein Preis je Besuch ergibt eine Position für jeden abgeschlossenen Einsatz. Bei einer Monatspauschale entsteht eine Position für den Pflegeauftrag und Monat; die ausgeführten Besuche bleiben als zugehörige Einsätze dokumentiert. Wählen Sie die Variante nach Ihrer Vereinbarung mit dem Kunden.

Der Preis kommt in GalaCAD aus dem hinterlegten Eintrag Ihrer Preisliste. Fehlt dieser Eintrag, bleibt der Auftrag in der Übersicht sichtbar, lässt sich aber nicht zur Abrechnung übergeben. Prüfen Sie vor der Auswahl auch die Einheit und die Leistungsbeschreibung des Eintrags. Ein ursprünglich für Stunden angelegter Preis beschreibt nicht ohne Weiteres einen vollständigen Pflegebesuch.

Prüfen Sie, welchen Monat Sie bearbeiten. Gerade zu Monatsbeginn können noch Besuche des Vormonats offen sein. Gehen Sie die Liste je Kunde und Pflegeauftrag durch. Vergleichen Sie auffällige Lücken mit den tatsächlichen Einsatzrückmeldungen. Nicht jeder fehlende Besuch ist ein Fehler; eine Verschiebung oder eine noch nicht abgeschlossene Rückmeldung kann die Erklärung sein.

In GalaCAD werden nur ausgewählte, abgeschlossene und noch nicht übergebene Besuche mit hinterlegtem Preis in die Übergabe aufgenommen. Die Auswahl ist damit ein eigener Prüfschritt. Bei mehreren Kunden in einer Datei sollte insbesondere der Empfänger je Auftrag stimmen. Trennen Sie Rückfragen, die noch eine Entscheidung benötigen, von den bereits geklärten Einsätzen.

Mit der Übergabe hält GalaCAD die Positionen samt Preisen in einem nummerierten Stand fest. Sie können diesen als CSV oder XLSX herunterladen. Ändern Sie später den Preis in der Bibliothek, ändert sich dieser gespeicherte Stand nicht. Das hilft bei der Rückfrage, mit welchem Betrag ein bestimmter Monat an die Buchhaltung ging.

Behalten Sie die Referenz der Übergabe bei Ihren Unterlagen. Verwenden Sie zum erneuten Nachschlagen den bereits gespeicherten Exportstand. Die Datei nennt den Empfänger je Position; Besuchsdatum und Zeitraum haben eigene Felder. Sie ist eine Grundlage für die Weiterverarbeitung und kein Rechnungsdokument. GalaCAD erzeugt auf diesem Weg auch kein Abrechnungs-PDF.

Klären Sie in Ihrem Rechnungsprogramm, ob die CSV- oder XLSX-Datei übernommen werden kann und welche Zuordnung dafür nötig ist. Eine passende Dateiendung allein gewährleistet keinen Import. Prüfen Sie nach der Übernahme den Empfänger und die Positionen, bevor Sie dort eine Rechnung erstellen. Falls die Übernahme nicht unterstützt wird, dienen die exportierten Positionen als kontrollierbare Vorlage.

Unterscheiden Sie im Betrieb die Übergabe von der Rechnung: GalaCAD hält fest, welche Einsätze zur Abrechnung übergeben wurden. Ob die Rechnung tatsächlich erstellt, versandt oder bezahlt ist, prüfen Sie in Ihrer Buchhaltung. Bestimmen Sie, wer diesen letzten Schritt übernimmt. Auf der Gartenpflege-Seite sehen Sie, wie die Planung und Einsatzdokumentation diesen Monatsablauf vorbereiten.