Préparer les passages d’entretien pour la facturation

Un rendez-vous prévu ne prouve pas que la prestation a été réalisée. Commencez par les retours de l’équipe. La visite est-elle terminée ? Certaines tâches restent-elles à faire, ou le rendez-vous a-t-il été déplacé ? La réponse doit être rattachée au passage concerné : le rythme récurrent ne doit pas conduire à supposer, plus tard, qu’un travail a forcément eu lieu.

Dans GalaCAD, l’équipe documente l’intervention avec une check-list et des photos. La préparation des postes à facturer tient compte des visites terminées. Vérifiez d’abord que les données des iPhones sont synchronisées et que les questions ouvertes sont résolues. Une photo peut montrer un état, sans expliquer pourquoi une tâche n’a pas été réalisée. Les remarques sur le passage restent donc utiles.

Précisez le mode de valorisation de la mission d’entretien. Un prix par visite donne un poste pour chaque intervention terminée. Un forfait mensuel donne un poste par mission et par mois ; les visites réalisées restent rattachées à ce poste. Choisissez le mode selon votre accord avec le client, pas selon la présentation qui semble la plus courte.

Dans GalaCAD, le prix vient de l’entrée associée dans votre bibliothèque de prix. Si elle manque, la mission reste visible dans la liste mais ne peut pas être transmise pour facturation. Vérifiez aussi l’unité et la description de cette entrée avant de la sélectionner. Un prix créé à l’origine pour une heure ne décrit pas nécessairement une visite d’entretien complète.

Vérifiez le mois sur lequel vous travaillez. Au début d’un mois, certaines visites du précédent peuvent encore attendre leur transmission. Relisez la liste par client et par mission. Comparez les absences inattendues aux retours de terrain. Une visite manquante n’est pas toujours une erreur : un report ou un compte rendu non terminé peuvent l’expliquer.

Dans GalaCAD, la transmission reprend les visites sélectionnées, terminées, non encore transmises et associées à un prix. La sélection constitue donc une étape de contrôle à part entière. Si plusieurs clients figurent dans le même fichier, vérifiez particulièrement le destinataire de chaque mission. Gardez les questions qui demandent encore une décision à part des interventions déjà clarifiées.

Lors de la transmission, GalaCAD enregistre les postes et leurs prix sous une référence numérotée. Vous pouvez les télécharger en CSV ou XLSX. Si vous changez ensuite un prix dans la bibliothèque, cette version enregistrée ne change pas. Vous pouvez ainsi retrouver les montants qui ont été transmis à la comptabilité pour un mois donné.

Conservez la référence de la transmission dans vos documents. Pour consulter à nouveau ce qui a été transmis, repartez de cette version enregistrée. Le fichier indique le destinataire sur chaque poste ; la date de visite et la période ont leurs propres champs. Il sert de base au traitement suivant et ne constitue pas une facture. GalaCAD ne produit pas non plus de PDF de facturation dans ce parcours.

Vérifiez dans votre logiciel de facturation si le CSV ou le XLSX peut être repris et quelle correspondance de champs est nécessaire. L’extension du fichier ne suffit pas à garantir son import. Après la reprise, contrôlez le destinataire et les postes avant d’établir la facture. Si le logiciel ne permet pas la reprise, les postes exportés servent de base vérifiable à la saisie.

Dans l’entreprise, distinguez la transmission de la facture : GalaCAD enregistre les passages transmis pour facturation. C’est dans votre comptabilité que vous vérifiez si la facture a été créée, envoyée ou payée. Définissez qui se charge de cette dernière étape. La page consacrée à l’entretien montre comment le planning et les comptes rendus préparent ce travail mensuel.