Wohin die Stunden beim Baustellenwechsel gehören

Legen Sie im Betrieb fest, wer für einen gemeinsamen Einsatz stempelt. Wenn der Vorarbeiter die Kolonne bucht, sollten die ausgewählten Mitarbeiter nicht zusätzlich dieselbe Zeit einzeln erfassen. Prüfen Sie die tatsächliche Besetzung zu Beginn: Ein Mitarbeiter kann direkt zur nächsten Baustelle fahren, später dazukommen oder an diesem Tag in einer anderen Kolonne arbeiten.

Die Auswahl sollte den konkreten Einsatz abbilden, nicht nur die übliche Stammbesetzung. In GalaCAD können Mitarbeiter selbst stempeln oder über eine Kolonnenbuchung erfasst werden. Eine Person mit laufender Buchung steht auf dem iPhone nicht zusätzlich zur Kolonnenauswahl bereit. Klären Sie zuerst diese laufende Buchung, statt eine zweite Erfassung zu erwarten.

Beenden Sie die Zeit am ersten Einsatzort, wenn die Arbeit dort endet. Für die nächste Baustelle beginnen Sie eine Buchung mit dem neuen Bezug. Kontrollieren Sie erneut die beteiligten Personen. Wechselt nur ein Teil der Kolonne, kann ein gemeinsamer Tagesblock die tatsächliche Verteilung nicht richtig wiedergeben.

Ein Beispiel: Die Kolonne erledigt morgens eine Rasenpflege. Anschließend fahren zwei Mitarbeiter zur Terrasse eines anderen Kunden, eine Person bleibt für Nacharbeiten zurück. Die weitere Zeit dieser Person gehört weiterhin zum Pflegeobjekt. Die beiden anderen benötigen die Zuordnung zur neuen Baustelle. Der Zeitpunkt des Wechsels und die tatsächliche Besetzung sollten aus den Buchungen hervorgehen, ohne später den gesamten Tag rekonstruieren zu müssen.

Eine Fahrt zwischen Einsatzorten ist nicht automatisch eine Pause. Halten Sie fest, welcher Zeitabschnitt tatsächlich gefahren und wann eine Pause genommen wurde. Wie Fahrtzeiten betrieblich und für die Abrechnung zu behandeln sind, klären Sie mit den zuständigen Personen im Betrieb beziehungsweise Ihrer Lohnberatung. Diese Anleitung legt dafür keine rechtliche Regel fest.

GalaCAD bietet Fahrtzeit als eigenen Stundentyp. Nutzen Sie die im Betrieb vereinbarte Zuordnung und prüfen Sie die erfassten Pausen. Hinweise in der Anwendung können auf Prüfbedarf aufmerksam machen, belegen aber für sich allein keine Einhaltung von Arbeitszeitvorgaben. Für die Wochenkontrolle sollte der gesamte Arbeitstag betrachtet werden, auch wenn er aus mehreren Baustellenbuchungen besteht.

Auf dem iPhone werden Buchungen auch ohne Netz gespeichert und später übertragen. Erfassen Sie den Vorgang vor Ort, damit sich die Zeit auf den tatsächlichen Arbeitsabschnitt bezieht. Dass das Büro eine Buchung noch nicht sieht, bedeutet nicht zwingend, dass sie auf dem Gerät fehlt. Prüfen Sie zunächst, ob die App ihre Daten abgleichen konnte.

Vor der Wochenfreigabe sollten die Geräte eine Verbindung erhalten. Klären Sie fehlende Endzeiten oder abweichende Zuordnungen mit den Betroffenen. Notieren Sie bei einer Korrektur den tatsächlichen Sachverhalt so, dass der Änderungsverlauf verständlich bleibt. Im Browser ist für die Zeiterfassung eine Verbindung erforderlich; die lokale Erfassung ohne Netz ist eine Funktion der iPhone-App.

Prüfen Sie im Büro die auffälligen Tage mit mehreren Einsatzorten zuerst. Dort fallen falsche Baustellenbezüge oder vergessene Endzeiten eher im Zusammenhang auf. Eine plausible Wochensumme reicht nicht aus: Dieselbe Summe kann richtig aussehen, obwohl Stunden zwischen zwei Kunden falsch verteilt sind. Das würde auch die Nachkalkulation der beiden Baustellen verzerren.

Nach der Prüfung geben Sie die Woche frei und sperren den Zeitraum für den Export. GalaCAD stellt einen generischen CSV-Lohnexport bereit. Vereinbaren Sie mit dem Steuerberater, wie die Datei weiterverarbeitet wird. LODAS bleibt experimentell, bis der Import im Pilot geprüft ist; DATEV Lohn und Gehalt steht nicht zur Verfügung. Den Ablauf in der Anwendung beschreibt die Seite zur Zeiterfassung.