Vom Aufmaß zum Angebot noch am selben Abend

Der Ortstermin war gut. Die Kundin hat sich ein Pflaster für die Terrasse gewünscht, Sie haben gemessen, geplaudert, versprochen, dass Sie sich melden. Dann kommt der Montag, zwei Baustellen, ein Lieferant mit Terminproblemen, und das Angebot liegt am Freitag noch als Zettel im Fahrzeug. Die Kundin hat inzwischen mit einem zweiten Betrieb gesprochen, der gleich am Abend geschickt hat.

Das lässt sich ändern, ohne dass Sie abends drei Stunden länger arbeiten. Der größte Teil der Zeit geht beim Suchen verloren: nach dem fehlenden Maß, nach dem Foto, nach dem Preis für die Randeinfassung vom letzten Mal.

Beim Ortstermin: messen, was das Angebot braucht

Gehen Sie mit der Frage durch den Garten, welche Zahlen später in einer Position stehen werden. Fläche für das Pflaster, Länge für die Einfassung, Höhenunterschiede für den Aushub, dazu alles, was die Arbeit erschwert. Wer zuhause erst merkt, dass die Terrasse an der Hausseite nicht eingefasst werden muss, ruft die Kundin an und wirkt unvorbereitet.

Eine kurze Liste hilft, damit nichts fehlt:

• Maße der Fläche mit Skizze, Hausseite markiert, Geländeneigung notiert,
• Zugang für Fahrzeug und Kleingerät: Breite des Tors, Stufen, Leitungen,
• Untergrund: gewachsener Boden, alter Belag, vorhandene Fundamente,
• Wohin das Aushubmaterial und der Grünschnitt gehen sollen,
• Wasser- und Stromanschluss auf der Baustelle,
• Was die Kundin ausdrücklich nicht will.

Fotografieren Sie jeden Punkt, der später eine Position oder eine Rückfrage auslöst. Zwei Aufnahmen reichen oft nicht: eine Übersicht mit Maßband im Bild und eine Nahaufnahme der Engstelle. Beschriften Sie die Fotos direkt vor Ort, am besten mit dem Raum oder der Position im Dateinamen oder in der Notiz. Am Abend wissen Sie sonst nicht mehr, welches der drei Gartentore gemeint war.

Ein Beispiel mit Zahlen

Nehmen wir eine Terrasse von 6 m mal 4 m, Pflaster auf Schotterunterbau, an der Hausseite keine Einfassung. Gemessen sind also 24 m² Fläche und 6 + 4 + 4 = 14 m Randeinfassung. Der Unterbau ist 35 cm tief. Das ergibt 24 m² × 0,35 m = 8,4 m³ Aushub im gewachsenen Zustand. Ausgebaut lockert sich der Boden, mit 25 Prozent Auflockerung rechnen Sie mit 8,4 × 1,25 = 10,5 m³, die der Lkw abfahren muss. Das ist die Zahl, die in der Position „Aushub abfahren“ steht, nicht die 8,4.

Mit einer Preisliste, die Sie einmal sauber gepflegt haben, sieht das Angebot so aus (Beispielpreise netto):

• Aushub und Abfuhr: 10,5 m³ × 45 € = 472,50 €
• Randeinfassung liefern und setzen: 14 m × 32 € = 448,00 €
• Pflasterfläche inklusive Unterbau und Material: 24 m² × 68 € = 1.632,00 €

Zusammen sind das 2.552,50 € netto. Das Rechnen dauert Sekunden. Zeit kostet die Frage, ob 45 € für den Aushub noch stimmen und ob Sie beim Pflaster Verschnitt eingeplant haben. Beides klären Sie vorher, in der Preisliste und in der Materialberechnung, nicht im einzelnen Angebot. Beim Pflaster liegen die Mengen für die Bestellung oberhalb der verlegten Fläche: 24 m² plus 5 Prozent Verschnitt sind 25,2 m², und die Palette bestimmt dann die endgültige Bestellmenge.

Standardpositionen statt leerem Blatt

Die meisten Angebote eines Betriebs bestehen zu drei Vierteln aus Positionen, die Sie schon oft geschrieben haben. Aushub, Schottertragschicht, Randsteine, Rasen einsäen, Hecke pflanzen, Mulch. Legen Sie dafür feste Texte mit Einheit und Preis an, so dass Sie eine Position nur noch mit der Menge füllen. Das ist langweilig, und genau deshalb funktioniert es.

Zwei Regeln halten die Liste brauchbar. Erstens: Jede Position nennt, was enthalten ist und was nicht („inklusive Unterbau, ohne Entsorgung von Fremdstoffen“). Zweitens: Sie überprüfen die Preise zweimal im Jahr, zum Beispiel im Frühjahr und im Herbst, und tragen den neuen Stundenverrechnungssatz nach, nicht erst, wenn ein Angebot auffällig billig war.

Wo die Stunden wirklich hängen bleiben

Wer einmal einen Abend lang aufschreibt, wo die Zeit hingeht, findet meistens dieselben Stellen:

Maße übertragen. Wer sie vom Zettel abtippt, vertippt sich oder entziffert die eigene Schrift nicht mehr. Besser ist, die Maße schon beim Ortstermin digital festzuhalten oder abzufotografieren.

Preise zusammensuchen. Liegt die Preisliste in drei Dateien, sucht man.

Fotos zuordnen. Eine Aufnahme ohne Beschriftung ist nach vier Stunden nicht mehr zuordenbar.

Texte neu formulieren. Wer jedes Angebot frisch schreibt, braucht länger und schreibt es jedes Mal etwas anders.

Sie müssen dafür keine neue Software kaufen. Eine saubere Excel-Vorlage mit Preisliste und Positionstexten tut es für den Anfang. Ob Sie später ein Werkzeug nehmen, das Maße vom Plan direkt in die Mengen übernimmt, kommt auf die Zahl der Angebote an. Wenn Sie im Monat nur fünf schreiben, lohnt der Aufwand weniger als bei zwanzig.

Der Abend nach dem Termin

Planen Sie die Stunde fest ein, am besten noch auf dem Rückweg im Kopf: Kaffee, Skizze und Fotos auf den Rechner, Mengen rechnen, Positionen füllen, einmal gegenlesen. Wenn Sie etwas nicht wissen, etwa den Preis einer Sonderpflanze, schreiben Sie die Position trotzdem mit einem Hinweis wie „Preis nach Lieferantenangebot“ oder streichen Sie sie als Option. Ein vollständiges Angebot mit einer klar gekennzeichneten offenen Position ist besser als gar keines.

Schicken Sie das Angebot als PDF und schreiben Sie zwei Sätze dazu: was Sie angeboten haben und wann Sie sich zur Rückfrage melden. Dieses Datum tragen Sie sofort in Ihre Wiedervorlage ein, damit das Angebot nicht unbeachtet im Postfach der Kundin liegt.

Ein letzter praktischer Punkt: Notieren Sie sich nach jedem Angebot, wie lange Sie tatsächlich gebraucht haben. Nach zehn Angeboten kennen Sie die Zahl, und Sie sehen, welche Position immer die Zeit frisst. Meist ist es eine einzige.