E-Rechnung im GaLaBau: Was ein kleiner Betrieb bis 2028 erledigen muss

Dieser Artikel gibt den Stand am Tag der Veröffentlichung wieder. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung; für Ihren Fall fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung oder eine Kanzlei.

Die meisten Rechnungen eines kleinen GaLaBau-Betriebs gehen an Privatleute: die neue Terrasse, der Heckenschnitt, die Pflanzung im Vorgarten. Für diese Rechnungen ändert sich durch die E-Rechnung nichts. Trotzdem lohnt es sich, das Thema jetzt anzugehen, denn die Pflegeaufträge der Hausverwaltung, der Gewerbehof oder die Arztpraxis mit Außenanlage laufen unter anderen Regeln. Stand: Oktober 2026.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet seit 2025 zwei Arten von Rechnungen. Eine elektronische Rechnung nach § 14 Abs. 1 UStG wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und lässt sich maschinell verarbeiten. Alles andere ist eine „sonstige Rechnung“, also Papier oder ein anderes elektronisches Format.

Ein PDF, das Sie per E-Mail verschicken, ist keine E-Rechnung. Das Finanzministerium sagt das in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung ausdrücklich, weil dem PDF der strukturierte Datensatz fehlt. Als geeignet nennt das Ministerium vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL. ZUGFeRD ist dabei ein PDF mit eingebetteten Daten: Der Kunde sieht ein normales Dokument, seine Buchhaltung liest die Daten aus.

Empfangen müssen Sie schon heute

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Laut BMF reicht dafür ein E-Mail-Postfach.

Der Haken liegt beim Aufbewahren. Bei einer E-Rechnung muss nach Auskunft des Ministeriums zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden, und zwar acht Jahre lang nach § 14b UStG. Wenn Ihr Baustofflieferant Ihnen eine XRechnung schickt und Sie nur einen Ausdruck in den Ordner legen, reicht das nicht. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wo diese Dateien landen und wie sie archiviert werden. Häufig übernimmt das die Buchhaltungssoftware oder die Kanzlei.

Ausstellen: wer, ab wann

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nach § 14 Abs. 2 UStG für Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind. Für den Übergang regelt § 27 Abs. 38 UStG zwei Stufen:

• Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier oder ein anderes elektronisches Format verwenden, Letzteres nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Bis Ende 2027 gilt das weiter für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstiegen hat.

Ab dem 1. Januar 2028 entfällt die Übergangsregel. Für einen Betrieb mit fünf Mitarbeitern heißt das in der Regel: Sie haben noch gut ein Jahr Zeit, sofern Ihr Umsatz 2026 unter der Grenze bleibt. Maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres, also für Rechnungen im Jahr 2027 der Umsatz aus 2026. Wer knapp an der Grenze liegt, sollte das mit dem Steuerberater früh durchrechnen.

Freiwillig dürfen Sie schon jetzt E-Rechnungen ausstellen. Manche Kunden fragen bereits danach, weil ihre Buchhaltung sie schneller verarbeitet.

Welche Kunden betroffen sind

Hier lohnt ein Blick auf die eigene Kundenliste. Maßgeblich ist, wer die Leistung für sein Unternehmen bezieht; der Auftragswert spielt keine Rolle.

Privatkunden sind nicht betroffen. Das BMF stellt klar, dass die Regeln für Rechnungen an Endverbraucher nicht gelten. Eine Pflicht zur Rechnung gibt es bei Gartenarbeiten an Privatleute trotzdem: Für steuerpflichtige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück müssen Sie nach § 14 Abs. 2 UStG innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Die darf weiter auf Papier oder als PDF kommen.

Gewerbekunden wie Bürogebäude, Praxen, Hotels oder Autohäuser sind betroffen, sobald die Übergangsfrist für Sie endet.

Vermieter sind ein Sonderfall, den viele übersehen. Wer eine Wohnung vermietet, ist umsatzsteuerlich Unternehmer, auch wenn die Mieten steuerfrei sind. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 nennt den Vermieter einer Wohnung ausdrücklich als Rechnungsempfänger, für den die Regeln gelten. Die Pflege der Außenanlagen eines Mietshauses kann also unter die Pflicht fallen.

Wohnungseigentümergemeinschaften, die über eine Hausverwaltung beauftragen, sind schwieriger einzuordnen. Ob eine WEG im konkreten Fall als Unternehmer handelt, hängt von ihrer Tätigkeit ab. Fragen Sie bei der Hausverwaltung nach, ob sie E-Rechnungen erwartet. Die meisten Verwaltungen haben sich dazu längst festgelegt.

Öffentliche Auftraggeber wie Gemeinden oder Schulträger sind ein eigenes Thema. Nach dem BMF fallen Rechnungen an die öffentliche Verwaltung nicht unter die umsatzsteuerlichen Regeln zur E-Rechnung. Dort gelten eigene Vorgaben, die viele Kommunen schon länger verlangen.

Die Ausnahmen, die Ihnen helfen

Zwei Ausnahmen sind für kleine Betriebe praktisch:

Kleinbetragsrechnungen. Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, dürfen nach § 33 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Der einzelne Rückschnitt beim Gewerbekunden für 180 Euro brutto darf also auch 2028 noch als PDF kommen.

Kleinunternehmer. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, darf nach § 34a UStDV ebenfalls dauerhaft sonstige Rechnungen ausstellen. Empfangen muss er E-Rechnungen trotzdem können.

Ein Beispiel

Nehmen wir einen Betrieb mit vier Leuten und rund 450.000 Euro Jahresumsatz. Etwa 70 Prozent der Rechnungen gehen an Privatkunden, der Rest an zwei Hausverwaltungen, eine Zahnarztpraxis und einen kleinen Gewerbepark.

Für die Privatkunden bleibt alles, wie es ist. Für die übrigen Kunden darf der Betrieb bis Ende 2027 weiter PDF-Rechnungen schicken, sofern der Umsatz 2026 unter 800.000 Euro bleibt und der Empfänger dem elektronischen Versand zustimmt. Ab 2028 braucht er für diese Kunden ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Die Zeit bis dahin reicht, um in Ruhe umzustellen, statt im Dezember 2027 unter Druck eine Software auszuwählen.

Was Sie jetzt tun sollten

Gehen Sie Ihre Kunden einmal durch und markieren Sie, wer Unternehmer ist. Die Liste ist meist kürzer als gedacht, aber sie enthält oft die Daueraufträge mit Pflegeverträgen.

Prüfen Sie dann Ihr Rechnungsprogramm. Die Frage an den Anbieter ist einfach: Kann das Programm XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931 ausgeben, und ab wann? Wer seine Angebote in einem anderen Programm schreibt als die Rechnungen, sollte auch klären, wie die Daten von dort in die Rechnung kommen, ohne dass jemand alles abtippt.

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über den Eingang. Viele Kanzleien bieten einen Weg an, eingehende E-Rechnungen direkt weiterzuleiten. Das löst die Aufbewahrungsfrage gleich mit.

Und legen Sie im Betrieb eine Adresse fest, an die Lieferanten ihre Rechnungen schicken sollen, zum Beispiel eine eigene Rechnungsadresse statt des Postfachs des Chefs. Wenn die Rechnung des Baumschullieferanten im persönlichen Postfach zwischen Angebotsanfragen liegt, findet sie im März niemand mehr.

Quellen

• § 14 UStG – gesetze-im-internet.de, abgerufen am 3. Oktober 2026
• § 27 UStG (Übergangsregelungen) – gesetze-im-internet.de, abgerufen am 3. Oktober 2026
• § 14b UStG (Aufbewahrung) – gesetze-im-internet.de, abgerufen am 3. Oktober 2026
• § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnungen) – gesetze-im-internet.de, abgerufen am 3. Oktober 2026
• § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern) – gesetze-im-internet.de, abgerufen am 3. Oktober 2026
• Fragen und Antworten zur E-Rechnung – Bundesministerium der Finanzen, abgerufen am 3. Oktober 2026
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung, abgerufen am 3. Oktober 2026